Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist jedes Jahr für viele Mieter ein Schock. Durch die in den letzten Jahren gestiegenen Preise für Wasser und Energie kommt die Betriebskostenabrechnung oft einer zweiten Miete gleich.
Mietvereine kommen häufig zu dem Schluss, dass fast die Hälfte aller Betriebskostenabrechnungen in Deutschland fehlerhaft ist. Kein Wunder also, dass Vermieter und Mieter um kein anderes Thema so häufig streiten, wie die Betriebskostenabrechnung.

Vielen Mietern ist oft nicht klar, welche Positionen zu den Betriebskosten gezählt werden dürfen und welche nicht. Grundsätzlich gilt, dass nur die in dem Mietvertrag genannten einzelnen Kostenpositionen umlagefähig sind. Hier hat der Vermieter allerdings kein freies Wahlrecht, sondern muss sich bei Wohnraum an die Kostenpositionen halten, die in der Betriebskostenverordnung genannt sind.

Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören unter anderem:

  • Grundsteuer
  • Wasser- und Heizungskosten
  • Aufzugswartung
  • Entwässerung
  • Beleuchtung
  • Straßenreinigung
  • Schornsteinfeger
  • Gartenpflege
  • Versicherungen
  • Hausmeisterkosten
  • Kosten der Hausreinigung
  • Kosten der Ungezieferbekämpfung
  • Kosten des Kabelanschlusses

Andere Betriebskosten sind grundsätzlich nicht umlagefähig. Hierunter fallen unter anderem:

  • Hausverwaltung
  • Bankgebühren
  • Reparaturkosten

Grundsätzlich gilt, dass die Betriebskostenabrechnung für einen Mieter klar und verständlich sein muss. Die Gesetzgeber und die Rechtsprechung haben hierfür Vorgaben entwickelt, die eine Betriebskostenabrechnung erfüllen muss. Hierzu gehören als formelle Mindestangaben: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angaben und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen.

Fehlt es bei einer oder allen Betriebskostenpositionen an der Einhaltung dieser formalen Kriterien, so ist die Betriebskostenabrechnung hinsichtlich der einzelnen betroffenen oder sogar hinsichtlich aller abgerechneten Betriebskostenpositionen unwirksam. Von besonderer Bedeutung ist dies insbesondere mit Blick auf die Abrechnungsfrist, denn ein formeller Fehler kann nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr durch Erstellung einer neuen und dann korrekten Betriebskostenabrechnung geheilt werden.

Abrechnungszeitraum: Wenn nichts anderes in dem Mietvertrag vereinbart ist, dann gilt grundsätzlich das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum, wobei der Vermieter in einem Kalenderjahr auch mehrere Abrechnungen erteilten kann. In einem Extremfall kann dies soweit führen, dass der Vermieter jeden einzelnen Kalendermonat abrechnen kann.

Hierbei ist allerdings zu beachten, dass sich der Abrechnungszeitraum auf maximal 12 Monate erstrecken darf. Ein längerer Abrechnungszeitraum ist grundsätzlich unzulässig und führt zur Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung.

Daneben ist es auch möglich, dass in dem Mietvertrag ein anderer Abrechnungszeitraum als das Kalenderjahr vereinbart ist. So kann zum Beispiel geregelt sein, dass der Abrechnungszeitraum die Zeit vom 01.10. eines Jahres bis zum 30.09. des Folgejahres sein soll.

Auch ist es rein theoretisch möglich, unterschiedliche Abrechnungszeiträume für einzelne Betriebskostenpositionen, wie zum Beispiel die Heizkosten, zu vereinbaren.

Verteilerschlüssel: Aus der Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter zudem erkennbar sein, nach welchem einzelnen Verteilerschlüssel der Vermieter die einzelnen Kostenpositionen auf den Mieter umgelegt hat. Als Verteilerschlüssel können zum Beispiel die Faktoren: Wohnfläche, erfasster Verbrauch, usw. in Betracht kommen.

Gesamtkosten: Befindet sich die Wohnung in einem Zwei- oder Mehrfamilienhaus, muss der Vermieter die Kosten des gesamten Hauses aufführen, unterschieden nach der jeweiligen Kostenposition.

Mieteranteil: Der Mieter muss nur den auf seine Wohnung entfallenden Anteil der Gesamtkosten tragen. Die Betriebskostenabrechnung muss eine Berechnung enthalten anhand derer der Mieter überprüfen kann, ob die Ermittlung des auf seine Wohnung entfallenden Kostenanteils korrekt vorgenommen wurde. Insoweit muss der entsprechende Rechenweg aus der Betriebskostenabrechnung ersichtlich sein.

Vorauszahlungen: Üblicherweise leistet ein Mieter jeden Monat eine Vorauszahlung für die Betriebskosten. Die im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen müssen in der Betriebskostenabrechnung aufgelistet und von dem auf die Wohnung entfallenden Kostenanteil abgezogen werden, damit der Mieter klar erkennen kann, ob er mit einer Nachforderung belastet wird oder ob ihm ein Guthaben zugute kommt.

Abrechnungsfrist: Für die Betriebskosten ist bei Wohnraummietverhältnissen grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach Beendigung des Abrechnungszeitraums abzurechnen. Geht dem Mieter eine Abrechnung erst nach Ablauf dieses 12-monatigen Zeitraums zu, so kann der Vermieter von dem Mieter keine Nachzahlung beanspruchen, sollte sich eine solche aus der Betriebskostenabrechnung ergeben.

Nach Zugang der Betriebskostenabrechnung hat der Mieter dann wiederum grundsätzlich 12 Monate Zeit, um Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung zu erheben. Damit solche Einwendungen fundiert erhoben werden können, verlangt die Rechtsprechung zunächst, dass der Mieter von seinem Recht zur Einsichtnahme in die einzelnen Kostenbelege Gebrauch macht.

Der Vermieter ist insoweit verpflichtet, dem Mieter die Einsichtnahme in diese Belege zu gewähren.

Befindet sich der Wohnsitz des Vermieters und das Mietobjekt nicht an einem Ort, so hat der Mieter zusätzlich zu diesem Einsichtnahmerecht auch einen Anspruch darauf, dass ihm der Vermieter die Kostenbelege gegen Erstattung der Kopierkosten in Kopie übermittelt.

Die Einsichtnahme ist insbesondere deshalb von großer Bedeutung für den Mieter, da er dann, wenn eine Forderung aus einer Betriebskostenabrechnung Gegenstand eines gerichtlichen Verfahrens werden sollte, nur dann Einwendungen gegen die einzelnen Kostenpositionen erheben kann, wenn er zuvor von seinem Einsichtnahmerecht in die Belege bzw. von seinem Recht auf Übersendung von Belegkopien nachweisbar Gebrauch gemacht hat.

Ist die Nebenkostenabrechnung falsch?

Sie haben eine Betriebskostenabrechnung erhalten und fragen sich, ob das Abrechnungsergebnis tatsächlich korrekt ermittelt wurde. Als ersten Schritt empfehlen wir einen Vergleich der Betriebskostenabrechnung und den darin abgerechneten Positionen mit dem Mietvertrag sowie die älteren Abrechnungen. Kommt es hier zu Auffälligkeiten bei einzelnen Kostenpositionen? Ist in dem Mietvertrag überhaupt eine wirksame Betriebskostenregelung vorhanden? Weicht die Höhe der einzelnen abgerechneten Betriebskostenpositionen von den Durchschnittswerten aus dem Betriebskostenspiegel für das jeweilige Abrechnungsjahr ab?

Im Zweifelsfall sollten Sie Ihre Abrechnung von einem Fachmann überprüfen lassen.

Bei Fragen und Einsprüchen zur Betriebskostenabrechnung wenden Sie sich an Ihren Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht in Bochum.